İşletmede Ar-Ge Birimi Kurmak – 2
Gürcan Banger
Yeni çağın işletmesinde ar-ge birimi nasıl olmalı? Günümüz işletmesinin ve fabrikasının temel çekirdeği takımlar ve takım çalışmasıdır. Takımlar işletmelerde gömülü olarak bulunan ve kuruluşun hedeflerini gerçekleştirmeye katkı yapmak için görev yapan sosyal gruplardır. İşletmedeki bir takımın çalışması içeride veya dışarıda (ekosistemde, tedarik zincirinde, birimlerde) çalışan diğer kişileri etkiler. Takım içinde birbirine bağımlı katılımcıların kişisel performansları takımın bir bütün olarak başarısını etkiler. Buna karşılık işletmenin diğer aktörleri tarafından takımın başarısına kişiler açısından değil, takımın bütünlüğü açısından bakılır. Dolayısıyla takımın bir sistem olarak uyumlu bir işbirliğini başarması önemlidir. Takım; amacı olan, bir bütünselliğe sahip, bileşenler ve bunların arasında ilişkilerden oluşan (sistem özellikleri taşıyan) bir topluluktur.
Takımın katılımcıları paylaşılmış amaçlara sahiptir. Takım, bu amaçları ve bağlantılı hedefleri yerine getirmek için gerekli yetke, özerklik ve kaynaklarla donanmıştır. Katılımcılar, amaçları ve hedefleri başarmak üzere yakın, bağlantılı ve birbirlerine bağımlı biçimde çalışırlar. Her katılımcının takım içindeki rolü ve bu role bağlı görevleri diğerlerininki ile çakışmayacak biçimde ve açıklıkla tanımlanmıştır. Rol ve görevler ayrılmış olmasına rağmen takım üyeleri –ihtiyaç halinde– diğerlerine yardıma hazır bir niyet ve tutum sergilerler. Takımdaki kişilerin tümü, başkaları tarafından bir takım (bir bütün) olarak algılandıklarını iyi bilirler. Takımların katılımcı sayısının en az 3 ve en fazla 15 olmasına dikkat edilir.
Çağdaş işletme denilince aklımıza gelen bazı özellikleri bir çırpıda saymayı deneyelim: Akıllı, esnek, çevik, hızlı, piyasaya çabuk tepki veren, değişime hızlı uyum gösterebilen, problem çözme becerileri gelişmiş, yenilikçi (inovatif)… İşletme için geçerli olan bu özelliklerin tümü takımlar ve takım çalışması için de doğrudur. Bu nedenle işletmenin ar-ge biriminin ve ar-ge takımlarının bu özelliklere uygun biçimde yapılandırılmış olması gerekir. Geleneksel organizasyon şeması çerçevesinde ‘klasik’ departman modelinin ar-ge örgütlenmesi için yukarıda sayılan özellikleri sağlayacağı konusunda kuşkum var. Bu nedenle geleneksele oranla daha esnek ve dinamik bir yapılanmanın listelenen özellikleri sağlamada daha başarılı olması beklenir.
Şöyle bir model önerilebilir. İşletmenin ar-ge fonksiyonu yapılanması, sabit bir örgütsel yapı olan ar-ge birimi ile proje tabanlı olarak çalışan dinamik yapılı takımlardan oluşur. Ar-ge birimi kurumsal yönetimle (yönetsel işlerle) ilgili bir yapılanmadır. Üst yönetime karşı sorumluluklar ve üst yönetimle iletişim, ar-ge birimi üzerinden gerçekleşir. Çeşitli ar-ge takımları arasında koordinasyon ar-ge birimi tarafından sağlanır.
Ar-ge proje takımının en önemli üyelerinden birisi takım lideridir – takımı proje ile eşlersek proje lideri de diyebiliriz. Takım liderliği, geleneksel denetmen ve gözetmen özlü yönetici liderlikten farklıdır. Gözetmen yönetici talimat vermeye odaklıdır; hâlbuki takım liderliği ise kolaylaştırmayı ve aramayı öne çıkarır. Geleneksel yönetici kendisi çözüm arama ve bulma gayreti içindedir; buna karşılık takım lideri farklı görüşlerin bütünleşmesi yönünde destekleyici bir rol oynar. Takım liderinin fonksiyonu paylaşılan bilgi, deneyim ve becerilerden en iyi biçimde yararlanılmasını sağlamaktır.
Ar-ge takımı çalışmalara fiziksel olarak yakın ve İnternet gibi ağlar aracılığı ile uzak katılımcılardan oluşur. İşletme içinden katılan üyelerin bir kısmı ar-ge biriminin elemanları olabilirken, bir başka kısmı işletmenin başka birimlerinden olabilir. Burada bir matris yapılı örgütlenmeden söz edebiliriz. İnternet aracılığı ile uzaktan katılan üyeler projenin ve takımın ihtiyaçlarına göre belirlenir. Genel anlamda takım üyeleri (proje takımı katılımcıları) proje planına ve iş-zaman çizelgesine göre dinamik olarak katılırlar.
