İşletmede Ar-Ge ve Proje – 3

Gürcan Banger

Bir ar-ge projesinin en hassas noktalarından birisi finansman ihtiyacıdır. Bu nedenle bir ar-ge projesi yöneticisinin hem projeye finansman sağlayanlara karşı hem de proje takımında finans işleri ile ilgilenenlerin sorumlulukları açısından özenli olması gerekir. Geleneksel nitelikli projelerde daha baştan görülmüş bir bütçe söz konusudur. Planlamaya paralel olarak bütçe de hazırlanır ve karara bağlanır. Diğer yandan ar-ge projeleri daha esnek ve dinamik fonlama (kaynak sağlama) yapılanması gerektirir. Ar-ge projesinin ilerleyişi sırasında –sağlanamadığı takdirde ilerlemenin mümkün olamayacağı– ek kaynak ihtiyaçları doğabilir. Bu nedenle kaynak sağlayıcıların projenin ilerleyişi, ortaya çıkan problemler ve muhtemel çözümler ile ilgili olarak etkili ve düzenli biçimde bilgilendirilmeleri gerekir. Ancak bu şartlarda ek kaynak bulma ihtimali söz konusu olur. Kaynak sağlayıcılar hangi nedenle ihtiyaç duyulduğunu, nereye ve hangi amaçla harcanacağını bilmedikleri fon taleplerine olumlu cevap vermeyebilirler. Özetle; takım içinde olduğu gibi yöneticiler ve kaynak sağlayıcılarla iletişim, ar-ge projesi yürütmenin en vazgeçilmez kurallarından birisidir.

Proje hazırlama ve yönetimi faaliyetleri arasında en bilinenlerinden birisi iş-zaman çizelgeleridir. Bu hazırlık sayesinde faaliyetlerin ve eylemlerin doğru sıralanması yapılırken, uygulama sırasında projenin ilerlemesinin planlara uygun olup olmadığı izlenebilir. Ar-ge projesinde de hedeflere ulaşmanın planlanması ve izlenmesi amacıyla iş-zaman çizelgelerinden yararlanılır. Diğer yandan genelde ‘bilinmeyeni veya var olmayanı ya da farklılığı araması’ nedeniyle ar-ge projesinin sonuçları geleneksel olan gibi daha baştan net olarak görülemez. Bu nedenle ar-ge projesinde iş-zaman çizelgesi geleneksel projeye göre daha esnek ve beklenmeyen gelişmelere hazırlıklı olmak zorundadır. Bu durum, ar-ge proje yönetiminde ihtiyaç duyulan anahtar nitelikli özelliklerden birisini ortaya çıkarır. Proje lideri iş-zaman çizelgesini etkileyen herhangi bir aksilik veya beklenmedik durum karşısında çizelgeyi yeniden düzenleyip (finansman, işgücü, zaman vb. gibi) yeni kaynak atamasını amaç ve hedefleri gerçekleştirecek biçimde yeniden atayabilmelidir. Ayrıca proje lideri böyle bir çizelge değişimi konusunda proje ortak ve paydaşlarını bilgilendirmeli, varsa onların görüş veya önerileri çerçevesinde gerekli önlemleri almalıdır.

Proje hazırlama ve proje yönetimi faaliyetlerinde en önemli işlerden birisi dokümantasyon konusudur. Diğer yandan ar-ge projelerinde gereği dokümantasyonun önemi konunun doğası çok daha yüksektir. Ar-ge projesi kapsamındaki dokümantasyon faaliyetlerinde öncelikle elde edilen sonuçlar (yapılan çalışmalardan sağlanan veriler) kayıt altına alınır. Ayrıca projenin ilerleme süreci ve bu bağlamda ortaya çıkan problemler, çözümler dokümante edilir. Proje yöneticisinin beklenmeyen durumlar karşısında iş-zaman çizelgesinde yaptığı kaynak atama değişiklikleri veya ortak ve paydaşların gelişen olaylar karşısındaki görüş ve önerileri ve proje lideri ile takımının bunlarla ilgili ne yaptığı da kayıt edilir.

Proje bir akarsu gibi bir uçtan diğerine doğru akıp gitmez. Proje süreci içinde sıklıkla gözden geçirmeler yapılması, hatta bazı durumlarda önceki aşamaya (ya da aşamalara) dönülerek değişiklikler veya iyileştirmeler yapılması gerekebilir. Ar-ge projesinin başarısı elde edilecek sonuçlara bağlı olduğundan proje lideri ve takımının elde edilen sonuçları sürekli ve düzenli biçimde gözden geçirmesi ve ihtiyaç duyulan noktalarda düzeltme ve iyileştirmeler yapması beklenir. Ortaya çıkan durumlarla ilgili üst yönetim ile ortak ve paydaşlara bilgi verilmesi gerekir.

Geleneksel projede işin başlama ve bitiş noktaları iş-zaman çizelgesinde belirtilir. Ama yeniyi, farklıyı veya bilinmeyeni arayan bir ar-ge projesinde durum geleneksel proje yaklaşımı ile aynı olmayabilir. Proje yönetiminin anahtar özelliklerinden birisi ar-ge projesinin istenen veya beklenen sonuçlara ulaştığının ve projenin artık kapanması gerektiğinin belirlenmesidir. Ar-ge projelerinde sürecin tamamlanması gelişen şartlara ve elde edilen (ya da elde edilemeyeceği anlaşılan) sonuçlara göre değişir. Proje ortamı içinde veya dışında yer alarak projeyi olumlu veya olumsuz etkileyen faktörler projenin öngörülen zamandan önce tamamlanması (bitirilmesi) kararında belirleyici olabilir. Bu ve benzeri durumlar proje yönetiminin karar vermesi gereken önemli anlardır.