YazdırKişisel Verimlilik: Birkaç Öneri – 2
Gürcan Banger
Eskiden “En silik mürekkep bile en iyi bellekten daha kalıcıdır” der, yapılacak işleri not almanın öneminden söz ederdik. Günümüzde kâğıt-kalem yerine geçebilecek çok sayıda elektronik cihaz var. Taşınabilir bilgisayarlar, tabletler, akıllı cep telefonları ajandayı takip etmek için uygun yazılımlarla birlikte satılıyor. Bunları kullanmayı öğrenmek de artık çok kolay… Bu tür cihazlar randevuları, sosyal etkinlikleri, ziyaretleri toplantı tarih ve yerlerini not almak ve daha sonra otomatik olarak hatırlatmak için teknik imkânlara sahipler. Kısacası zamanı daha verimli kullanmak için gerekli teknolojik altyapıya sahibiz. Zaman yönetiminde verimlilik artık bu konuya değer ve önem veren kişiye kalıyor.
Birden fazla proje veya faaliyeti aynı anda ele almaya çalışmak kişisel verimliliğe olumsuz yönde etki yapar. Biteviye farklı alanlar ve konular arasında gidip gelmek, yeterli yoğunlaşma ve odaklanma düzeyine ulaşılmasına engel olur. Birden fazla proje veya faaliyet ile ilgilenmek zorunda olduğumuz durumlarda bunların benzer alan, tema veya konularda olması toplan çalışmayı kolaylaştırır ve daha verimli olmamızı sağlar. Bu nedenle öncelikle aynı anda ele aldığımız iş sayısını sınırlamayı bilmemiz ve başarmamız gerekir. İş sayısı birden fazla ise benzer olanları bir paket halinde ele almak verimliliğe olumlu katkı yapar. Elimizdeki iş paketi tamamlandığında veya zorunlu nedenle beklemesi gerektiğinde bir başkasına geçmeyi düşünebiliriz.
Yaptığımız günlük veya kurumsal işlerin gözden geçirilmesi için kontrol noktaları koymak her zaman yararlı sonuçlar verir. Örneğin çalışma süresi bitiminde işten ayrılmadan bir süre önce herhangi bir nedenle ertesi güne kalan işlerin bir küçük listesini not almak sonraki gün için iyi bir hatırlatma olur. Benzer biçimde çalışma haftasının son günü o hafta yapılan işlerin gözden geçirilmesi ve eksiklerin tamamlanmak üzere belirlenmesi yararlı bir alışkanlıktır. Kontrol sistemini yararlı mekanizma olarak önermekle birlikte; bir işin neden zamanında tamamlanamadığı, hangi unsurların hangi faktörler nedeniyle geç kaldığı ve bunların tekrar etmemesi için çalışma sisteminin nasıl iyileştirilebileceği alınması gereken derslerdir. Burada önemli olan, (ortadan kaldırmasak bile) kontrol mekanizmasına ihtiyacı azaltacak bir verimlilik ve performans düzeyine ulaşmaktır. Bu yaklaşımı, günlük yaşam faaliyetlerimizde de kolaylıkla uygulayabiliriz.
Bilgisayarınızdaki ya da akıllı telefonunuzdaki alarm sisteminin ortalama yarım saat gibi sürelerle sesli-görüntülü uyarı verdiği durumu düşünün. Herhangi bir işe yoğunlaşmış durumda iken aniden gelen uyarı ile irkileceksiniz. Bu odaklanmayı ve verimli çalışmayı olumsuz etkileyen bir durumdur. Özellikle zihinsel yoğunluklu çalışma yaparken bu tür uyarılarla karşılaşmak istemeyiz. Bu nedenle hangi etkinlikler için elektronik uyarı sistemini kullanacağımız konusunda seçici olmamız uygun olur. Aynı bağlamda olmak üzere yoğun ve odaklanmış çalışma süresi boyunda (Facebook, Twitter vb. gibi) sosyal medyadan gelen uyarılara karşı da ‘kapanmış’ olmak tercih edilmelidir.
Kişisel yaşamımızda verimli olmanın gereği, kişisel yaşamın kendi başına değerli ve önemli olmasından kaynaklanır.
Son olarak; biriken e-postalardan söz etmek istiyorum. İş bitiminde veya ertesi güne kadar bilgisayar başından kalkmanız gereken durumda ‘ele alınmamış veya okunmamış ya da gözden geçirilmemiş, en azından göz ucuyla bakılmamış’ e-posta kalmamasına özen göstermek iyi bir alışkanlıktır. Aynen masada biriken evrak vb. gibi e-postalar da gelen kutunuzda hızla bir yığılmaya neden olur. Bir süre sonra ‘yığıntının boyutu’ öylesine büyür ki, ne ilgilenmek istersiniz ne de bu amaçla yeterli zaman ayırabilirsiniz. Muhtemelen bazı önemli konular da (olumsuz sonuçları daha sonra ortaya çıkmak üzere) bu karmaşa içinde kaybolur gider.
Kişisel yaşamımızda verimli olmanın gereği, kişisel yaşamın kendi başına değerli ve önemli olmasından kaynaklanır.
